Een streep door de vaste reiskostenvergoeding

Wist je dat je de vaste reiskostenvergoeding per 1 januari 2022 niet meer zomaar mag uitkeren aan je medewerkers?

De wet- en regelgeving rondom de vaste reiskostenvergoeding gaat namelijk veranderen. In 2020 mochten organisaties door de coronacrisis de vaste onbelaste reiskostenregeling nog doorbetalen, maar in oktober 2021 gaat er een streep door. Over een maand moet je dit als werkgever dus écht anders hebben geregeld!

Wat gaat er in 2022 precies veranderen?

De vaste reiskostenvergoeding is gebaseerd op een zakelijk reispatroon dat sinds de coronacrisis drastisch is veranderd: we werken meer thuis en we reizen veel minder. Er wordt niet meer voldaan aan de voorwaarden die door de Belastingdienst aan deze vergoeding zijn gesteld. De overheid heeft dan ook bepaald dat organisaties per 1 januari 2022 de vaste reiskostenvergoeding (net als voor de coronacrisis) niet meer belastingvrij mogen uitkeren aan hun werknemers en reiskosten op een andere manier moeten gaan compenseren. Organisaties moeten dus snel aan de slag met een nieuwe reiskostenregeling.

Hoe kun je je reiskostenregeling dan vormgeven?

Er zijn twee mogelijkheden. Je kunt opnieuw een vaste vergoeding bepalen op basis van het geschatte reispatroon van je medewerker. Het maken van zo’n prognose is in deze roerige tijd natuurlijk niet eenvoudig. Wijk je teveel af? Dan krijg je een naheffing. Een veel veiligere én flexibelere manier is om achteraf de daadwerkelijk gereisde kilometers van je werknemers te vergoeden. Zo compenseer je alleen de werkelijk gemaakte kosten én spring je gelijk in op de groeiende behoefte om duurzamer te reizen. Medewerkers kunnen dan namelijk zelf bepalen of ze de auto, het openbaar vervoer of de fiets nemen. Maar elke reis moet dan wél goed geregistreerd worden.

Thuiswerken is ook niet gratis

Het Nibud heeft berekend dat een dag thuiswerken ongeveer €2 extra kost. Wettelijk is er geen verplichting voor werkgevers om de kosten die hun medewerkers maken voor thuiswerken te vergoeden. Maar veel organisaties willen hun werknemers hier toch in tegemoet komen. Dan kun je kiezen voor een gecombineerde onkostenvergoeding waarin zowel reisdagen als thuiswerkdagen op basis van werkelijke kosten worden gecompenseerd. Daarmee sta jij als werkgever voor een administratieve uitdaging. Want hoe ga je dit alles eenvoudig en efficiënt managen?

Eén platform voor medewerkers én organisatie

Arval heeft Arval Mobility Link ontwikkeld: een online-platform waarin je alle vergoedingen uit jouw werkkostenregeling kunt opnemen. Je werknemer geeft in de app aan of hij thuiswerkt of reist. Jij bepaalt een vergoeding voor het thuiswerken én voor gereisde kilometers. Uit het platform genereer je direct alle gegevens voor je salarisadministratie. Zo houd jij grip op declaraties en weet je medewerker precies waar hij aan toe is. Met Arval Mobility Link regel je je reiskostenadministratie makkelijk, flexibel en toekomstbestendig.

Advies op maat nodig of heb je vragen?

Meer weten over reiskosten en thuiswerkvergoedingen en de mogelijkheden van Arval Mobility Link voor jouw organisatie? Bekijk de pagina over Arval Mobility Link of kijk de webinar over reiskosten- en thuiswerkvergoedingen terug.