Privacy statement

De groep BNP Paribas - waartoe Arval behoort - draagt de bescherming van uw persoonsgegevens hoog in het vaandel. De groep heeft in dit kader sterke principes aangenomen die voor de hele groep gelden en die zijn opgenomen in de Gegevensbeschermingsverklaring van de groep.

Deze Arval Gegevensbeschermingsverklaring verstrekt u gedetailleerde informatie over de bescherming van uw persoonsgegevens door Arval bv, Duwboot 10, 3991 CD Houten - Postbus 536, 3990 GH Houten (KvK-nummer 30139084) (wettelijke vertegenwoordiger: Liam Donnelly) (“we”).

Als verwerkingsverantwoordelijke staan we in voor de verzameling en verwerking van uw persoonsgegevens met betrekking tot onze activiteiten. Deze Arval Gegevensbeschermingsverklaring is bedoeld om u te informeren over welke persoonsgegevens we over u als bestuurder (hetzij als onze klant of als medewerker van onze zakelijke klanten) of als vertegenwoordiger van onze zakelijke klant verwerken, waarom we die gegevens gebruiken, hoelang we ze bewaren, wat uw rechten zijn en hoe u deze rechten kunt laten gelden.

Wanneer u een specifiek product of specifieke dienst van Arval ontvangt, kunt u indien nodig aanvullende informatie verkrijgen.

1.WELKE VAN UW PERSOONSGEGEVENS GEBRUIKEN WE?

We verzamelen en gebruiken uw persoonsgegevens voor zover dat noodzakelijk is om onze activiteiten uit te oefenen en om een hoge kwaliteit van onze gepersonaliseerde producten en diensten te garanderen.

Naargelang het product/de dienst kunnen we verschillende soorten persoonsgegevens over u verzamelen, zoals:

identificatiegegevens (bv. naam, identiteitskaart, paspoort, rijbewijs, nationaliteit, geboorteplaats en -datum, geslacht, foto, IP-adres)
contactgegevens (bv. postadres en e-mailadres, telefoonnummer)
gezinssituatie (bv. burgerlijke staat, aantal kinderen)
fiscale positie (bv. BTW- nummer)
werkgerelateerde gegevens (bv. beroepsactiviteit of functie, naam van de werkgever, plaats van tewerkstelling)
bankgegevens, financiële gegevens en transactiegegevens (bv. kredietkaartnummer, bankrekeninggegevens, betalingsgegevens)
gegevens over het leasecontract en andere mobiliteitsdiensten (bv. identificatienummer van de klant, contractnummer, identificatienummer van het voertuig)
gegevens over verzekeringskwesties (bv. overzicht van schadegevallen, met inbegrip van betaalde schadeloosstellingen en expertiserapporten, informatie over slachtoffers)
gegevens over u, uw gewoonten en voorkeuren:

gegevens over uw gebruik van onze producten en diensten, en transactiegegevens;
gegevens afkomstig van uw contact met ons: onze websites, onze apps,
onze pagina's op sociale media, vergaderingen, gesprekken, chatgesprekken, e-mails, interviews, telefoongesprekken;

videobewaking (ook CCTV in de kantoren van Arval); en
geolocatiegegevens (bv. weergave van locaties om te bepalen waar dienstverleners voor u gelegen zijn of om de levering van specifieke diensten zoals autodelen mogelijk te maken)

Naargelang het product/de dienst kunnen we de volgende gevoelige gegevens verzamelen, maar pas zodra u daar voorafgaand uitdrukkelijk toestemming voor hebt gegeven:

biometrische gegevens: bv. vingerafdruk, stempatroon of gezichtspatroon die gebruikt kunnen worden voor identificatie- en beveiligingsdoeleinden;
gegevens over strafrechtelijke veroordelingen en misdrijven met betrekking tot boetes voor verkeersovertredingen in het kader van de dienst "Boetebeheer".

Deze gegevens mogen echter zonder uw toestemming worden verwerkt als dat vereist is om de toepasselijke wet- en regelgeving te kunnen naleven.

We vragen nooit naar persoonsgegevens met betrekking tot uw raciale of etnische afkomst, politieke overtuiging, godsdienstige of levensbeschouwelijke overtuiging, lidmaatschap van een vakvereniging, genetische gegevens of gegevens over uw seksuele geaardheid, tenzij dit wettelijk verplicht is.

De gegevens die we over u gebruiken om onze databanken te controleren of aan te vullen, kunnen hetzij rechtstreeks door u zijn verstrekt of afkomstig zijn van de volgende bronnen:

publicaties/databanken die door officiële instanties beschikbaar worden gesteld (bv. de Nederlandse Staatscourant);
onze zakelijke klanten en/of hun kantoren en verbonden ondernemingen (bv. uw werkgever) of dienstverleners;
derden zoals kredietinformatiebureaus en fraudepreventiebureaus of gegevensmakelaars, in overeenstemming met de gegevensbeschermingswetgeving;
websites/pagina's op sociale media met informatie die door u openbaar is gemaakt (bv. uw eigen website of sociale media); en
databanken die publiekelijk beschikbaar worden gesteld door derden.

2.SPECIFIEKE GEVALLEN VOOR DE VERZAMELING VAN PERSOONSGEGEVENS, WAARONDER ONRECHTSTREEKSE VERZAMELING

In bepaalde omstandigheden kunnen we persoonsgegevens van natuurlijke personen met wie we een directe relatie hebben, zouden kunnen hebben (zoals prospecten) of hadden, verzamelen en gebruiken.

In bepaalde omstandigheden kunnen we eveneens informatie over u verzamelen, ook al bestaat er geen directe relatie tussen ons. Dit kan bijvoorbeeld gebeuren wanneer een klant (bv. uw werkgever), een dienstverlener of een handelspartner ons informatie over u verstrekt, als u bijvoorbeeld het volgende bent:

een familielid;
een medehuurder of mede-gebruiker van een voertuig, medekredietnemer / borgsteller;
een (wettelijke) vertegenwoordiger van een rechtspersoon (volmacht);
een begunstigde van betalingstransacties die door één van onze klanten worden uitgevoerd;
een begunstigde van verzekeringspolissen ;
een verhuurder/eigenaar;
een uiteindelijke begunstigde;
een debiteur van een klant (bv. in geval van faillissement);
een aandeelhouder;
een personeelslid van een dienstverlener of een handelspartner.

3. WAAROM EN OP WELKE GROND GEBRUIKEN WE UW PERSOONSGEGEVENS?

Om te voldoen aan onze wettelijke en regelgevende verplichtingen of die van de groep BNP Paribas

We gebruiken uw persoonsgegevens om te voldoen aan de verschillende wettelijke en regelgevende verplichtingen, waaronder:

de bancaire en financiële regelgeving, op grond waarvan we:
- beveiligingsmaatregelen treffen om misbruik en fraude te verhinderen;
- transacties die afwijken van het normale patroon opsporen;
- uw kredietrisicoscore en uw terugbetalingscapaciteit bepalen;
- risico's die we kunnen lopen, opvolgen en melden;
- telefoongesprekken, chatgesprekken, e-mailgesprekken enz. waar nodig opnemen of vastleggen;
antwoorden op een officieel verzoek van een bevoegde overheidsinstantie of gerechtelijke instantie (bv. om de identiteit van de bestuurder vast te stellen en de gegevens door te geven aan de desbetreffende overheidsinstanties);
voorkomen van witwaspraktijken en terrorismefinanciering;
naleving van de wetgeving inzake sancties en embargo's; en
bestrijding van belastingfraude en nakomen van de verplichtingen inzake belastingcontroles en notificatieverplichtingen.

Om een contract uit te voeren of om op uw verzoek stappen te zetten voordat een contract met u wordt gesloten

Van toepassing op u als bestuurder en onze individuele klant

We gebruiken uw persoonsgegevens om onze contracten te sluiten en uit te voeren, onder meer voor het:

beoordelen of we u een product of dienst kunnen aanbieden en onder welke voorwaarden;
verstrekken van informatie over onze producten en diensten;
plannen en beheren van (i) de levering, de inname, het onderhoud en het herstel van het voertuig (waaronder terugroepingen van voertuigen door fabrikanten), (ii) diensten met een toegevoegde waarde (bv. brandstof- en tolkaarten) en (iii) de aankoop van het voertuig (tweedehands);
beslechten van geschillen (bv. voor incassoprocedures), voor het verlenen van bijstand en het beantwoorden van uw verzoeken en klachten (zoals schadegevallen);
vergemakkelijken en optimaliseren van uw mobiliteit door u een makkelijke toegang te bieden tot bepaalde diensten aan de hand van onze mobiele applicaties op uw smartphone en
verwerken van facturen en betalingen.

Om ons gerechtvaardigd belang te behartigen

We gebruiken uw persoonsgegevens om onze producten en diensten te verlenen en te ontwikkelen, om de contractuele relatie met onze individuele klanten evenals van onze zakelijke klanten waar u een medewerker van bent te beheren, om ons risicobeheer te verbeteren en om onze wettelijke rechten te verdedigen of uit te oefenen, zoals:

bewijs van transacties;
voorkomen van fraude;
lanceren van preventiecampagnes, bv. waarschuwingen creëren voor gevaren in het verkeer of op de weg;
beantwoorden van officiële verzoeken van overheidsinstanties van derde landen (die buiten de EER gevestigd zijn);
IT-beheer, met inbegrip van infrastructuurbeheer (bv. gedeelde platforms) en bedrijfscontinuïteit en IT-beveiliging;
uitwerken van afzonderlijke statistische modellen op basis van de analyse van transacties, bijvoorbeeld om uw bestuurdersprofiel te helpen bepalen;
uitwerken van geaggregeerde statistieken, testen en modellen voor onderzoek en ontwikkeling, om het risicobeheer van onze bedrijvengroep te verbeteren of om bestaande producten en diensten te verbeteren of nieuwe producten en diensten te ontwikkelen;
opleiding van ons personeel door telefoongesprekken op te nemen;
personalisering van ons aanbod aan u of van het aanbod van andere entiteiten van de BNP Paribas groep door:
- de kwaliteit van onze producten en diensten te verbeteren (onder meer via enquêtes over klantentevredenheid)
- reclame te maken voor producten en diensten die aansluiten bij uw situatie en profiel

Dit kan worden verwezenlijkt door:

onze prospecten en klanten in segmenten te verdelen
uw gewoonten en voorkeuren bij de verschillende kanalen te analyseren (bezoeken aan onze kantoren, e-mails of berichten, bezoeken aan onze website enz.)
de producten en diensten waarover u al beschikt of die u al gebruikt te koppelen aan andere gegevens die we over u bezitten.

Van toepassing op u als medewerker van onze zakelijke klanten

beoordelen of we u een product of dienst kunnen aanbieden en onder welke voorwaarden;
informatie verstrekken over onze producten en diensten;
plannen en beheren van (i) de levering, de inname, het onderhoud en de herstelling van het voertuig (zoals terugroepingen van voertuigen door fabrikanten), (ii) diensten met een toegevoegde waarde (bv. brandstof- en tolkaarten) en (iii) de aankoop van het voertuig (tweedehands);
beslechten van geschillen (bv. voor incassoprocedures), bijstand verlenen en antwoorden op verzoeken en klachten (zoals schadegevallen);
een digitaal platform aanreiken waarop u (i) rechtstreeks met of via uw smartphone of onze website(s) eenvoudig toegang krijgt tot bepaalde diensten, (ii) specifieke mobiliteitsdiensten kunt beheren of gebruiken of (iii) gebruik kunt maken van een pool van voertuigen voor autodelen om het gebruik van deze voertuigen te verhogen;
verstrekken van een status van het wagenpark en meldingen aan de persoon die verantwoordelijk is voor het wagenparkbeheer (bv. meldingen over onderhoud, brandstofverbruik, gebruik van tolkaarten) en
verwerken van facturen en betalingen.

Uw gegevens kunnen worden samengevoegd in globale geanonimiseerde statistieken die aan professionele klanten kunnen worden aangeboden om hen te helpen bij de ontwikkeling van hun bedrijfsactiviteiten. In dat geval worden uw persoonsgegevens niet bekendgemaakt en wie deze geanonimiseerde statistieken ontvangt, zal uw identiteit niet kunnen achterhalen.

Om uw keuze te respecteren als we vragen naar uw toestemming voor een specifieke verwerking

In bepaalde gevallen hebben we uw toestemming nodig om uw gegevens te verwerken, bijvoorbeeld:

wanneer bovenstaande doeleinden leiden tot geautomatiseerde besluitvorming die rechtsgevolgen met zich meebrengt of een aanzienlijke impact op u heeft. In dat geval zullen we u afzonderlijk in kennis stellen over de logica daarachter, evenals over het belang en de verwachte gevolgen van die verwerking;

indien we een verdere verwerking moeten uitvoeren voor andere dan de in artikel 3 hierboven genoemde doeleinden, brengen we u daarvan op de hoogte en vragen we u, indien nodig, om toestemming.

4.MET WIE WISSELEN WE UW PERSOONSGEGEVENS UIT?

We kunnen uw persoonsgegevens uitsluitend voor zover dat vereist is voor voornoemde doeleinden en mits voldaan wordt aan de bepalingen van artikel 3, bekendmaken aan:

entiteiten van de groep BNP Paribas (bv. u kunt profiteren van het volledige assortiment aan producten en diensten van de groep),
dienstverleners die namens ons diensten verlenen;
onafhankelijke agenten, tussenpersonen of makelaars, bank- en handelspartners met wie we regelmatig contact hebben (bv. de verzekeringsmaatschappij die verzekeringen voor motorvoertuigen verstrekt);
financiële of gerechtelijke instanties, overheidsbureaus of openbare instellingen, op verzoek en voor zover dat wettelijk is toegestaan;
bepaalde gereguleerde (vrije) beroepen, zoals advocaten, notarissen of auditeurs;
uw werkgever indien u een medewerker bent van één van onze zakelijke klanten.

5.DOORGIFTE VAN PERSOONSGEGEVENS BUITEN DE EER

Bij een internationale doorgifte vanuit de Europese Economische Ruimte (EER), waarbij de Europese Commissie stelt dat een niet-EER-land een adequaat niveau van gegevensbescherming garandeert, kunnen uw persoonsgegevens op die grond worden doorgegeven.

Voor doorgiften aan niet-EER-landen waarvan het beschermingsniveau niet werd erkend door de Europese Commissie zullen we hetzij een beroep doen op een ontheffingsbepaling voor de desbetreffende situatie of zullen we één van de volgende voorzorgsmaatregelen treffen om de bescherming van uw persoonsgegevens te garanderen:

contractuele standaardbepalingen die zijn goedgekeurd door de Europese Commissie of
waar van toepassing, bindende bedrijfsvoorschriften.

Wenst u een kopie te ontvangen van deze voorzorgsmaatregelen, dan kunt u een schriftelijk verzoek versturen zoals wordt uiteengezet in artikel 9.

6.HOELANG BEWAREN WE UW PERSOONSGEGEVENS?

We bewaren uw persoonsgegevens gedurende de periode die vereist is om te voldoen aan de toepasselijke wet- en regelgeving of een andere periode waarbij rekening wordt gehouden met onze operationele vereisten, zoals een goed onderhoud van klantgegevens, het faciliteren van het relatiebeheer met klanten en het beantwoorden van rechtsvorderingen of regelgevingsverzoeken. De meeste informatie van onze klanten wordt bijvoorbeeld bewaard voor de duur van de contractuele relatie en na het einde van de contractuele relatie gedurende de periode die nodig is om de uitoefening van onze wettelijke rechten te garanderen of om ons te verweren tegen rechtsvorderingen.

7.WAT ZIJN UW RECHTEN EN HOE KUNT U ZE LATEN GELDEN?

Ingevolge de toepasselijke regelgeving hebt u de volgende rechten:

recht op toegang: u kunt informatie krijgen over de verwerking van uw persoonsgegevens evenals een kopie van die persoonsgegevens;
recht op verbetering: wanneer u van mening bent dat uw persoonsgegevens onjuist of onvolledig zijn, kunt u vragen dat die persoonsgegevens dienovereenkomstig worden gewijzigd;
recht op verwijdering: u kunt vragen om uw persoonsgegevens te verwijderen, voor zover dit wettelijk is toegestaan;
recht op beperking: u kunt vragen om de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken;
recht op bezwaar: u kunt bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens, omwille van uw specifieke situatie. U hebt het absolute recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens voor direct marketing, zoals onder meer profilering in het kader van direct marketing;
recht op intrekking van uw toestemming: indien u toestemming hebt gegeven voor de verwerking van uw persoonsgegevens, hebt u het recht om die toestemming te allen tijde in te trekken;
recht op gegevensoverdraagbaarheid: indien wettelijk van toepassing, hebt u het recht om de persoonsgegevens die u ons hebt verstrekt terug te vragen of, indien technisch haalbaar, door te laten geven aan een derde.

Wenst u bovenstaande rechten te laten gelden, stuur dan een brief of e-mail naar het volgende adres: Arval bv, DPO Office, Duwboot 10, 3991 CD Houten - Postbus 536, 3990 GH Houten of privacy@arval.nl. Voeg een scan/kopie van uw identiteitskaart toe zodat we uw identiteit kunnen vaststellen.

Naast bovengenoemde rechten hebt u ingevolge de toepasselijke regelgeving ook het recht om klacht in te dienen bij de bevoegde toezichthoudende autoriteit.

8.HOE BLIJFT U OP DE HOOGTE VAN WIJZIGINGEN AAN DE GEGEVENSBESCHERMINGSVERKLARING?

We nodigen u uit om de meest recente versie van deze verklaring online door te nemen. We zullen u op onze website of via andere gebruikelijke communicatiekanalen op de hoogte houden van grote wijzigingen.

9.HOE NEEMT U CONTACT MET ONS OP?

Hebt u vragen over de manier waarop we uw persoonsgegevens gebruiken uit hoofde van deze Gegevensbeschermingsverklaring, stuur dan een brief of e-mail naar het volgende adres: Arval bv, DPO Office, Duwboot 10, 3991 CD Houten - Postbus 536, 3990 GH Houten of privacy@arval.nl. Onze gegevensbeschermingsfunctionaris zal uw verzoek dan in behandeling nemen.

Wenst u meer informatie te krijgen over cookies of over ons veiligheidsbeleid, kan u ons contacteren via privacy@arval.nl of u kunt het privacy webformulier invullen.