MOBILITEITSBUDGETTEN INVOEREN? ZO DOET U DAT!

Dit is het tweede van een driedelige serie blogs over de invoering van mobiliteitsbudgetten. Lees ook het eerste en derde deel over Orientatie- en de Implementatiefase van Arjos Bot, Head of Consulting & CVO bij Arval Nederland.

DE VERVOLGSTAPPEN VAN MOBILITEITSBUDGETTEN

U heeft zich georiënteerd op de mogelijkheden van mobiliteitsbudgetten en besloten dat u ermee aan de slag wilt gaan. Wat zijn dan de vervolgstappen? Wij nemen u graag aan de hand mee. Zo zult u ervaren dat de materie minder ingewikkeld is dan u dacht.

Of u nu voor een mobiliteitsbudget kiest omdat u als aantrekkelijk werkgever te boek wilt staan, om bij te dragen aan de verlaging van de CO2-uitstoot of omdat u kosten wilt besparen, er zijn op hoofdlijnen zes stappen die hoe dan ook gezet moeten worden. In mijn blog over de oriëntatiefase kwam al aan bod dat we bij voorkeur samen uw doelstellingen voor mobiliteitsbeheer vaststellen. Dit doen we vaak tijdens een gezamenlijke workshop, zodat alle belanghebbenden hun visie kunnen geven. Door een projectteam op te zetten met vertegenwoordigers van uw afdelingen Human Resources, Inkoop, Wagenparkbeheer en Finance ontstaat een goede mix van betrokkenen. Met dit team en in samenwerking met de Ondernemingsraad, gaan we de inrichting tot een goed einde brengen.

Een tweede onderdeel van de oriëntatiefase, zoals ik dat in een eerder blog heb benoemd (Mobiliteitsbudgetten: zorgvuldige orientatie loont) was de beoordeling van de huidige situatie, waarbij de lease- en reiskostenregeling werden onderzocht vanuit het oogpunt van medewerkerstevredenheid, kosten en duurzaamheid, inclusief mogelijkheden voor verbetering. Heeft u alle stakeholders aan boord? Dan gaan we door naar de uitwerking van uw mobiliteitsregeling. Op basis van alle inzichten uit de oriëntatiefase werken wij met u het zogeheten ‘inrichtingsscenario’ uit. Kort gezegd luidt de vraag hoe we de regeling gaan inrichten. Welke prikkels willen we geven om slim reizen te stimuleren en hoe gaan we een en ander binnen de organisatie implementeren?

‘HET IS BELANGRIJK DAT DEGENE DIE DE KAR TREKT DRAAGVLAK CREËERT OP DE JUISTE NIVEAUS.’

HULP BIJ IMPLEMENTATIE MOBILITEITSBUDGET

Wat wij vaak zien gebeuren, is dat klanten niet goed weten waar te beginnen bij de invoering van een mobiliteitsbudget. Soms wordt te licht gedacht over de invoering en is de wens de nieuwe regeling binnen het tijdsbestek van vier weken van kracht te laten gaan. Dit is alleen in zeer uitzonderlijke gevallen mogelijk. Meestal hebben onze klanten enige hulp nodig bij het vormgeven van de implementatie. Heel begrijpelijk, want er zijn in veel gevallen verschillende afdelingen bij dit traject betrokken, met elk hun eigen wensenpakketten. Daarom bieden wij graag de helpende hand in het doorlopen van de verschillende stappen.

Zodra u voldoende informatie heeft verzameld, wordt het tijd voor het opstellen van de business case. Deze geeft inzicht in zaken zoals de besparingsmogelijkheden, de kosten die met de invoering van de mobiliteitsbudgetten gemoeid zijn en het effect op CO2-uitstoot. Deze business case wordt tijdens een bijeenkomst voorbesproken met de werkgroep. Valt de business case positief uit? Dan bereiden we samen de vervolgstap voor: de afrondende presentatie voor uw directie. Dit doen we in samenspraak met de projectgroep en de Ondernemingsraad. Dat is niet alleen goed voor het draagvlak, maar levert in veel gevallen ook waardevolle detailinformatie op.

Staan alle seinen op groen en bent u enthousiast de nieuwe regeling te gaan implementeren? Houd er dan rekening mee dat een planmatige aanpak nodig is. Hoe gaat u de organisatie informeren? Van welke kanten rekent u op medewerking? Welke bezwaren verwacht u? Hoe gaat u daarmee om? Graag licht ik in mijn volgende blog toe waaraan u moet denken bij de daadwerkelijke implementatie van een mobiliteitsbudget. U leest er meer over de do’s en don’ts, vanzelfsprekend gebaseerd op onze jarenlange ervaring vanuit Arval Consulting.

Regelmatig krijg ik de vraag naar de belangrijkste succesfactoren bij de inrichting van mobiliteitsbudgetten. Hier komt mijn top vijf:

1. Besef dat er veel komt kijken bij de besluitvorming rondom mobiliteitsbudgetten. Maak voldoende tijd vrij in uw agenda en houd rekening met een doorlooptijd van tien tot twaalf weken;

2. Richt een solide projectteam in dat zich vastbijt in het onderwerp. De projectmanager kan afkomstig zijn van HR, Inkoop of een andere afdeling. Hoe dan ook, het is belangrijk dat degene die de kar trekt draagvlak creëert op de juiste niveaus;

3. De praktijk is weerbarstig, dus ‘stick to your plan’. Houd vast aan het doel, laat u niet verleiden het doel ter discussie te blijven stellen;

4. De inhoud is cruciaal, net als een zorgvuldig proces. Belangrijk dus om vertegenwoordigers van alle relevante doelgroepen aan boord te hebben. Inspraak is hard nodig;

5. Met tijdige en zorgvuldige communicatie neemt u eventuele weerstand weg bij uw medewerkers. Stel een communicatieplan op!

Lees ook het eerste en derde deel over Orientatie- en de Implementatiefase.

Wat is een mobiliteitsbudget?

Als een organisatie gebruikmaakt van een mobiliteitsbudget, hebben medewerkers keuzevrijheid. Zij hebben een vast  budget dat meegroeit met de zakelijke mobiliteitsbehoefte. Zij krijgen een budget voor privékilometers en onbeperkte  zakelijke- en woonwerkkilometers. Wilt u meer weten over het mobiliteitsbudget en de verschillende varianten? 
Stuur mij dan een e-mail.
Arjos Bot, Head of Consulting & CVO bij Arval Nederland.