Zo speel je in op de nieuwe balans tussen thuis- en kantoorwerken

De coronapandemie heeft voor onvoorspelbare tijden gezorgd. Veel werkgevers waren niet voorbereid op het massale thuiswerken waar Nederland inmiddels gewend aan is geraakt. Toch blijft het lastig om de vinger te leggen op welke veranderingen zullen blijven en in welke mate oude gewoontes weer terug zullen keren. Daarom zetten wij in dit artikel beknopt op een rijtje wat je van de nieuwe balans tussen thuis en op kantoor werken kunt verwachten en hoe je hier op de juiste manier op in kunt spelen.

Nederland bevindt zich in een sterke positie

De digitale infrastructuur in Nederland is één van de beste van Europa en ook het op afstand werken is hier al gebruikelijker dan elders. In Nederland werkte al voor de coronapandemie ongeveer 14% hoofdzakelijk op afstand (o.a. vanuit huis), vergeleken met bijvoorbeeld maar 4,4% in het VK of 5% in Duitsland. Dit is voor een deel sector afhankelijk: landen met veel medewerkers in de financiële dienstverlening, IT of Communicatie kunnen makkelijker digitaal werken. In Nederland kan daarom rond de 40% van de werkende bevolking vanuit huis werken, terwijl dit op Europees niveau slechts 25% is. Daarnaast zijn jongeren in Nederland (16-24 jaar) voor het merendeel gemiddeld of bovengemiddeld digitaal onderlegd. Een sterke positie dus die kansen biedt.

Wat doet meer thuiswerken met duurzaamheid?

Meer thuiswerken houdt in dat er minder kilometers hoeven worden gemaakt aan woon-werkverkeer en zakelijke reizen, wat uiteraard een verlaging van de uitstoot voor jouw organisatie betekent. Onderzoek van ClimateSeed wijst echter uit dat dat niet het hele verhaal is. Er is voor een deel namelijk sprake van verschuiving van de uitstoot: thuiswerkplekken zijn vaak veel minder energie-efficiënt ingericht dan kantoorwerkplekken, met name in oudere huizen. Nieuwe vormen van dataverzameling zullen tot een nieuwe berekening van de CO2-footprint moeten leiden.

Is thuiswerken efficiënt?

Qua productiviteit laat thuiswerken interessante cijfers zien. Zo is het aantal meetings met gemiddeld 13% toegenomen sinds de lockdownmaatregelen, maar missen organisaties de creativiteit die vaak uit fysieke meetings komt. Kantooruren zijn flexibeler geworden, waardoor werkuren zich over een groter deel van de dag uitspreiden. Daarbij komt dat de scheidslijn tussen werk en privé meer is komen te vervagen. Dat heeft ook gevolgen voor de gezondheid, omdat men minder buiten komt om te reizen.

Goede thuiswerkfaciliteiten zijn belangrijk om een toename aan gezondheidsklachten bij thuiswerken op te vangen. Onderzoek tot nu toe laat zien dat hoofdzakelijk bij relatief eenvoudig werk met duidelijk meetbare resultaten thuiswerken tot meer productiviteit kan leiden. Dit gaat echter vaak gepaard met een verminderde verbintenis tot het team of het bedrijf.

Een nieuwe hybride balans

Onderzoek wijst uit dat ongeveer 70% van de werknemers post-corona het liefst een hybride werkvorm voor zich ziet, met afwisselend thuis en op kantoor werken. Slechts 15% wil ofwel volledig op afstand werken of volledig terug naar kantoor. Het is goed om hier als organisatie op in te spelen om je medewerkers tevreden te stellen.

De hybride werkvorm wordt waarschijnlijk de norm, maar dit kost tevens nog de meeste inspanning om qua registratie goed in te richten. Wisselende reiskosten- en thuiswerkvergoedingen en mogelijk periodes van volledig thuiswerken zolang de coronapandemie voortduurt maken een werkplekregistratiesysteem praktisch noodzakelijk. Ook een nieuw soort calamiteitenplan waarbij direct duidelijk is wie aanwezig is op kantoor is hiermee mogelijk.

Ander gebruik van kantoren

De nieuwe vormen van werken hebben met name impact op vastgoed en mobiliteit. Kantoren zullen bijvoorbeeld krimpen, niet langer ingericht op volledige werkdagen maar op (wekelijkse) check-in sessies. Ook wordt één centraal kantoor in de toekomst minder handig dan meerdere gedecentraliseerde kantoren met flexibele werkplekken, gedeeld met andere bedrijven. De behoeften voor kantoorgebruik veranderen duidelijk. Dit blijkt in praktijk bijvoorbeeld uit aanvragen voor kleinere en slimmere kantoorruimten bij BNP Paribas Real Estate.

Gevolgen voor zakelijke mobiliteit

Nieuwe vormen van werken leiden tot andere behoeftes op gebied van woon-werkverkeer. De grootste verandering? Minder gebruik van het openbaar vervoer. Doordat werknemers minder vaak naar kantoor reizen, zijn abonnementen vaak niet langer rendabel. Ook is het door de flexibele werktijden mogelijk om toch met de auto te reizen, maar de (tegelijkertijd verminderde) spits te kunnen omzeilen. Een auto van de zaak, deelauto of ride sharing is dan een oplossing voor een nieuwe behoefte aan flexibiliteit. 

Binnen steden en op de korte afstand neemt (elektrische) micromobiliteit toe. E-scooters en e-bikes zijn erg populair, dus mobiliteitsmanagers en HR-professionals doen er goed aan om deze vormen van mobiliteit voortaan in hun beleid mee te wegen. Hetzij in leasevorm of in deeloplossingen. Elektrificatie is daarnaast ook sterk groeiende als het aankomt op autogebruik, dus een ander aandachtspunt is het regelen van voldoende laadcapaciteiten rond kantoor.

De werkgever heeft een rol om slimme mobiliteit mogelijk te maken

De coronapandemie heeft ervoor gezorgd dat oude gewoonten plotseling aan de kant werden geschoven. Er is daarom nu veel meer ruimte om moderne en duurzame vormen van mobiliteit onder medewerkers te promoten. MVO-strategieën en mobiliteitsbeleid zijn op dit moment krachtige instrumenten voor werkgevers om te sturen op duurzame mobiliteit. 

71% van de werkgevers heeft al alternatieve mobiliteitsvormen geïmplementeerd. “Medewerkers zijn op zoek naar meer flexibele en veilige vormen van mobiliteit” vertelt Yaël Bennathan, Head of Arval Mobility Observatory. “De meest dynamische mobiliteitsopties die door Fleet Managers worden geïmplementeerd, zijn die welke het beste aansluiten op de huidige pandemie: een mobiliteitsbudget (29% van de organisaties in Europa, t.o.v. 14% in 2020) en zakelijke deelauto’s (28% t.o.v. 19% in 2020)."

Drie aandachtspunten voor de toekomst

In de nabije toekomst zullen voor een passend mobiliteitsbeleid bij de nieuwe situatie dan ook drie doelstellingen de boventoon voeren: duurzaamheid, veiligheid en flexibiliteit. Shams-Dine El Mouden, International Arval Consulting en Arval Mobility Observatory Director vertelt: “Organisaties voegen steeds meer verschillende mobiliteitsoplossingen aan hun aanbod toe, in aanvulling op de auto van de zaak. Dit zijn bijvoorbeeld fietsen, deelauto’s en mobiliteitsbudgetten.” De toenemende elektrificatie past ook in dit rijtje. Arjos Bot, Head of Consulting & Arval Mobility Observatory in Nederland voegt toe: "Nederland ontwikkelt wat dat betreft sneller dan de landen om ons heen. Het is daarom wijs om een passend en flexibel mobiliteitsbeleid in te richten, waarmee zaken administratief gemakkelijk te regelen zijn, werknemers tevreden worden gesteld en waarin duurzaamheid een voorname rol speelt."

Meer weten?

De toekomst van werken en naar het werk reizen is complex en bevat veel verschillende facetten. Zoek hierin vooral het advies van experts op om goed voorbereid te zijn. Download daarom het e-book 'Home Work and Mobility' van Arval Mobility Observatory of neem direct contact op voor meer kennis en tips voor de toekomst.